Mengurus keabsahan dokumen sering kali membutuhkan pemahaman khusus mengenai metode pengesahan yang berlaku, terutama untuk kebutuhan di luar negeri.
Dua istilah yang sering terdengar dalam proses ini adalah “Apostille” dan “Legalisasi.”
Mayoritas mungkin lebih familiar dengan legalisasi dibandingkan apostille, padahal keduanya sama-sama berfungsi untuk memberikan keabsahan hukum pada dokumen, hanya saja memiliki metode dan penerapan yang berbeda.
Artikel ini akan membahas secara rinci perbedaan antara apostille dan legalisasi, serta manfaatnya dalam mendukung kegiatan internasional.
Apa itu Apostille?
Apostille adalah sertifikat yang mengesahkan keaslian suatu dokumen, baik asal muasal dokumen maupun tanda tangan pejabat yang menerbitkan dokumen tersebut.
Sertifikat ini memungkinkan dokumen resmi, seperti akta lahir, akta cerai, ijazah, dan surat kuasa, diakui secara hukum di negara lain yang tergabung dalam Konvensi Den Haag.
Sebagai bentuk pengesahan internasional, apostille diterima di lebih dari 120 negara, termasuk di negara-negara besar seperti Amerika Serikat, Inggris, Jepang, dan Prancis.
Indonesia sendiri bergabung dalam Konvensi Den Haag pada tahun 2021, yang secara signifikan memperlancar proses pengurusan dokumen lintas negara.
Kini, masyarakat Indonesia dan warga asing di Indonesia dapat memanfaatkan sertifikat apostille untuk berbagai dokumen penting yang akan digunakan di negara anggota Konvensi Apostille.
Apostille bertindak sebagai bukti otentikasi yang valid atas tanda tangan dan stempel pada dokumen resmi.
Proses ini tidak membutuhkan verifikasi tambahan di negara tujuan, yang sangat menguntungkan bagi mereka yang memiliki keperluan bisnis atau pendidikan di luar negeri.
Proses Pengurusan Apostille
Berdasarkan peraturan terbaru, pengurusan sertifikat apostille di Indonesia dapat diselesaikan dalam waktu singkat, yakni maksimal 3 hari kerja.
Proses yang cepat ini berkat adanya Permenkumham Nomor 6 Tahun 2022, yang memungkinkan mendapatkan dokumen sah secara cepat tanpa proses rumit.
Beberapa dokumen yang dapat diurus dengan apostille meliputi:
- Akta lahir, kematian, dan pernikahan
- Ijazah, transkrip, dan sertifikat pendidikan lainnya
- Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)
- Surat keterangan domisili
- Surat keterangan bebas hutang dan penghasilan
- Surat dari perusahaan
Manfaat Sertifikat Apostille
Menggunakan sertifikat apostille menawarkan beberapa keuntungan.
Pertama, dokumen akan otomatis diakui di negara lain yang tergabung dalam konvensi ini, tanpa perlu melalui legalisasi tambahan.
Kedua, apostille membantu menciptakan iklim bisnis yang kondusif dengan memberikan kepastian hukum, yang tentunya berdampak positif bagi para pelaku bisnis yang beroperasi di beberapa negara sekaligus.
Apa itu Legalisasi?
Legalisasi adalah proses untuk mengesahkan tanda tangan pejabat publik pada dokumen tertentu agar memiliki kekuatan hukum di negara lain.
Melalui legalisasi, dokumen seperti akta notaris, surat pengadilan, dan dokumen resmi lainnya disahkan oleh Kementerian Hukum dan HAM di Indonesia.
Legalisasi berfungsi sebagai bukti bahwa dokumen tersebut memang benar dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
Salah satu perbedaan utama antara apostille dan legalisasi adalah bahwa legalisasi tidak diakui secara otomatis di semua negara setiap negara mungkin memiliki persyaratan tambahan.
Selain itu, dokumen yang dilegalisir sering kali harus melalui beberapa tahapan pengesahan, termasuk di Kementerian Luar Negeri dan Kedutaan Besar negara tujuan.
Proses Legalisasi di Indonesia
Proses legalisasi di Indonesia memerlukan beberapa dokumen dasar seperti dokumen asli, fotokopi, serta biaya administrasi yang ditetapkan.
Selain itu, penting untuk dicatat bahwa tanda tangan yang disahkan hanya memberikan keabsahan pada keaslian tanda tangan dan tidak menjamin isi dokumen.
Untuk menghindari salah persepsi, dokumen legalisasi sering kali dibubuhi catatan “Isi dokumen di luar tanggung jawab Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI.”
Jenis Dokumen yang Dapat Dilegalisir
Secara umum, legalisasi diterapkan pada dokumen-dokumen yang diperlukan untuk administrasi di luar negeri, seperti:
- Ijazah, transkrip, dan SKHUN
- Surat keterangan kelulusan (SKL)
- Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)
- Surat akta kependudukan atau akta notaris
Bagaimana Memilih Antara Apostille dan Legalisasi?
Menentukan apakah memerlukan apostille atau legalisasi tergantung pada negara tujuan penggunaan dokumen.
Jika negara tersebut merupakan anggota Konvensi Den Haag, maka sertifikat apostille cukup untuk mengesahkan dokumen.
Namun, jika negara tujuan bukan anggota konvensi ini, legalisasi melalui kementerian terkait dan kedutaan besar menjadi proses yang harus ditempuh.
Cara Mempermudah Pengurusan Dokumen
Proses apostille dan legalisasi sering kali memerlukan ketelitian dan pemahaman mendalam terhadap prosedur hukum yang berlaku.
Untuk mempermudah pengurusan, dapat memanfaatkan jasa pengurusan dokumen profesional seperti Starbrain.
Dengan bantuan Starbrain, Anda bisa menghemat waktu dan biaya dalam mengurus legalisasi atau apostille dokumen untuk berbagai kebutuhan.
Starbrain menawarkan layanan berkualitas, proses cepat, dan biaya terjangkau.
Jika memerlukan jasa pengurusan dokumen, cukup persiapkan KTP, dokumen yang akan diproses, dan biaya yang diperlukan.
Starbrain akan membantu seluruh kebutuhan pengurusan dokumen agar siap digunakan di negara lain, baik untuk keperluan pendidikan, bisnis, maupun administrasi lainnya.
