Dalam era globalisasi yang semakin maju, penggunaan dokumen di luar wilayah Indonesia atau dokumen asing di dalam negeri menjadi semakin lazim.
Untuk menjamin legalitas dokumen dalam konteks internasional, serta memberikan kepastian hukum dan tertib administrasi, pemerintah telah mengatur proses legalisasi dokumen.
Aturan ini diatur secara khusus dalam Peraturan Menteri Luar Negeri No. 13 Tahun 2019
Dengan isi penguraian langkah-langkah legalisasi dokumen baik yang diterbitkan di Indonesia maupun di luar negeri.
Apa Itu Legalisasi Dokumen?
Legalisasi dokumen adalah proses autentikasi yang dilakukan untuk mengesahkan tanda tangan, stempel, dan stiker resmi dari dokumen yang akan digunakan di dalam atau di luar negeri.
Tujuan utama legalisasi ini adalah memastikan bahwa dokumen tersebut sah dan diakui oleh pihak yang berwenang di negara tujuan.
Proses ini mencakup verifikasi spesimen tanda tangan, stiker, dan stempel oleh pejabat yang telah ditunjuk.
Proses Legalisasi Dokumen
Pelaksanaan legalisasi menjadi tanggung jawab Direktorat Konsuler di bawah Kementerian Luar Negeri.
Para pejabat yang berwenang di Direktorat ini akan memverifikasi keaslian dokumen sesuai dengan spesimen yang telah diterima dari berbagai instansi terkait.
Seperti Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, perwakilan negara asing, serta perwakilan Republik Indonesia di luar negeri.
Ada tiga kategori utama dokumen yang dapat dilegalisasi:
- Dokumen Indonesia yang akan digunakan di luar negeri.
- Dokumen Asing yang diterbitkan di luar Indonesia atau oleh perwakilan negara asing di Indonesia, yang akan digunakan di dalam negeri.
- Dokumen Asing yang diterbitkan di Indonesia oleh perwakilan negara asing dan akan digunakan di luar negeri.
Jika dokumen yang akan dilegalisasi ditulis dalam bahasa asing, penerjemah tersumpah harus menerjemahkannya ke dalam bahasa Indonesia sebelum proses legalisasi dilakukan.
Tahapan Permohonan Legalisasi
Pengajuan legalisasi dokumen dilakukan secara elektronik melalui aplikasi resmi yang disediakan oleh Kementerian Luar Negeri.
Pemohon diharuskan melakukan beberapa langkah, seperti:
1. Mendaftarkan Akun
Mengisi data identitas, membuat kata kunci, serta mengunggah foto kartu identitas.
2. Mengisi Formulir
Setelah memperoleh akun, pemohon dapat mengajukan permohonan dengan mengisi formulir elektronik yang mencakup informasi tentang dokumen, pejabat yang berwenang, dan negara tujuan dokumen tersebut.
3. Mengunggah Dokumen
Dokumen yang akan dilegalisasi harus diunggah, bersama dengan bukti legalisasi sebelumnya, jika ada.
4. Penyataan Tanggung Jawab
Pemohon harus menyatakan bahwa informasi yang disampaikan benar dan dokumen tersebut akan digunakan sebagaimana mestinya.
Setelah pengisian formulir selesai, pejabat Direktorat Konsuler akan melakukan verifikasi dokumen berdasarkan spesimen tanda tangan dan stempel dari instansi terkait.
Proses ini biasanya selesai dalam waktu 1 hari kerja.
Alasan Penolakan dan Biaya Legalisasi
Ada beberapa alasan yang dapat menyebabkan permohonan legalisasi ditolak, seperti ketidaksesuaian spesimen, dokumen yang tidak terbaca, atau indikasi penyalahgunaan informasi.
Jika permohonan ditolak, pemohon akan menerima notifikasi elektronik yang menjelaskan alasan penolakan dan diberi kesempatan untuk mengajukan ulang permohonan.
Jika permohonan disetujui, pemohon akan menerima notifikasi untuk melakukan pembayaran sesuai ketentuan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).
Setelah bukti pembayaran diverifikasi, pemohon akan mendapatkan jadwal untuk menyerahkan dokumen fisik ke Direktorat Konsuler.
Legalisasi dan Tanda Stiker Resmi
Setelah pembayaran diverifikasi, pejabat yang berwenang akan melakukan legalisasi dokumen dengan menambahkan stiker legalisasi dan stempel timbul.
Stiker legalisasi ini memuat berbagai informasi penting, seperti lambang negara Garuda Pancasila, logo Kementerian, nomor seri stiker, serta tanda tangan pejabat yang berwenang.
Selain itu, stempel timbul berbentuk lingkaran dengan lambang Garuda Pancasila juga diterapkan untuk memastikan keaslian dokumen.
Pentingnya Legalisasi Dokumen untuk Bisnis dan Pribadi
Legalisasi dokumen bukan hanya penting untuk keperluan pribadi, seperti pendidikan atau pernikahan di luar negeri, tetapi juga krusial dalam transaksi bisnis internasional.
Proses ini memastikan bahwa semua dokumen yang digunakan dalam perjanjian atau kontrak lintas negara sah dan diakui secara hukum di negara tujuan.
Dengan demikian, risiko perselisihan atau ketidakjelasan hukum dapat diminimalkan.
Solusi Mudah dan Cepat Legalisasi Dokumen
Jika membutuhkan bantuan dalam mengurus legalisasi dokumen, Starbrain menyediakan layanan legalisasi dokumen yang profesional dan terpercaya.
Tim kami siap membantu melalui seluruh proses, mulai dari pengajuan permohonan hingga pengambilan dokumen yang telah dilegalisasi.
Dengan pengalaman dan pengetahuan yang luas, Starbrain memastikan dokumen sesuai dengan standar legalisasi yang berlaku, sehingga Anda dapat menggunakan dokumen tersebut tanpa kendala di negara tujuan.
Dapatkan layanan legalisasi terbaik dengan prosedur yang mudah, cepat, dan aman!
