Artikel ini, yang merupakan bagian dari seri Mengambil Langkah Awal dalam Industri Penerjemahan, membahas tentang hal yang paling menyulitkan bagi penerjemah dan juru bahasa, yaitu cara mendapatkan, menghubungi, dan mempertahankan pelanggan. Mengingat kondisi pasar industri penerjemahan yang gesit, dimana pelanggan membutuhkan hasil penerjemahan yang banyak lalu menghilang selama beberapa bulan, Anda harus selalu berjaga-jaga untuk menemukan pelanggan yang baru. Anda juga harus aktif mencari pelanggan baru. Memiliki situs daring dan akun Facebook memang membantu jika Anda pandai memanfaatkannya. Namun, menunggu dan berharap ditemukan oleh pelanggan bukanlah strategi yang membuat Anda berhasil karena, pertama, dibutuhkan banyak waktu dan usaha untuk berada di halaman pertama mesin pencari. Kedua, calon pelanggan tidak mengetahui tempat dan cara untuk menemukan penerjemah. Ketiga, mungkin Anda sering melakukan aktifitas daring, namun ada banyak penerjemah yang juga sedang melakukan aktifitas daring.
Kompetisi yang ketat dan konsistennya ketidakstabilan di pasar penerjemahan membuat Anda merasa perlu untuk mendapatkan banyak pelanggan untuk membangun bisnis yang solid. Jadi, pertama-tama, mari kita pahami macam-macam klien untuk penerjemah atau juru bahasa.
Klien Penerjemahan dan Alih Bahasa
Ada dua tipe pelanggan yang akan berhubungan dengan Anda, yaitu agen penerjemahan dan pelanggan langsung. Agen penerjemahan lebih mudah didekati. Anda dapat dengan mudah menemukan mereka secara daring, baik melalui mesin pencari Google atau melalui portal penerjemahan seperti Proz dan TranslatorsCafe. Ada dapat memeriksa tingkat kepercayaan mereka dengan menggunakan Proz BlueBoard, Payment Practices Database (untuk anggota yang membayar) dan kelompok penerjemah daring.
Agen Penerjemahan
Agen penerjemahan adalah pelanggan penerjemah sehari-hari. Agen penerjemahan selalu mengerti bagaimana cara kerja industri penerjemahan dan apa yang mereka harapkan dari para pekerja. Menerima pekerjaan dari agen penerjemahan adalah langkah awal yang baik jika Anda belum memiliki banyak pengalaman. Sisi buruknya, biasanya mereka memberikan upah yang lebih sedikit dan tenggat waktu yang lebih pendek. Pastikan mereka setuju dengan tarif yang Anda pasang sebelum memulai kerjasama, bahkan jika itu hanyalah tes penerjemahan. Anda tidak bisa melakukan aktifitas tawar-menawar dengan agen penerjemahan karena mereka telah melakukan negosiasi harga dan tenggat waktu dengan klien akhir mereka. Pastikan bahwa pekerjaan yang mereka berikan cocok dengan kemampuan dan tujuan ekonomis Anda. Agen penerjemahan biasanya juga menekankan kebijakan yang mereka buat. Pahami kebijakan tersebut dengan baik dan jangan takut untuk meminta klarifikasi. Jika Anda tidak menyukai beberapa hal dari kebijakan tersebut, bicarakan hal itu dengan mereka. Pada akhirnya, merekalah yang membutuhkan pelayanan Anda. Jika mereka menawarkan upah yang sangat kecil, ataupun kebijakan pembayaran gaji yang aneh, beranilah untuk memutuskan hubungan kerja. Akan ada agen penerjemahan lain yang lebih baik untuk dihubungi.
Pelanggan Langsung
Pelanggan langusng lebih sulit untuk didekati jika Anda belum memiliki banyak pengalaman. Sebagian besar perusahaan tidak mempercayai tenaga ahli yang baru. Mereka tidak begitu memahami industri penerjemahan dan, mungkin, Anda harus menjelaskan pelayanan yang Anda tawarkan. Carilah perusahaan di negara Anda yang membutuhkan pelayanan di bahasa asli dan bahasa target yang Anda kuasai, juga perusahaan yang memiliki dokumen yang sesuai dengan bidang Anda. Jika Anda memahami industri mode, perusahaan otomotif tidak akan tertarik dengan pelayanan penerjemahan Anda, dan sebaliknya. Meneliti pelanggan langsung menghabiskan lebih banyak waktu daripada meneliti agen penerjemahan, tapi Anda akan mendapatkan upah yang lebih besar dan tenggat waktu pengerjaan yang lebih panjang. Menjadi penyedia jasa secara langsung membuat Anda berhak untuk memiliki kebebasan dalam melakukan kegiatan tawar-menawar. Mungkin Anda harus bernegosiasi dengan kepentingan pelanggan, tapi hak tersebut ada di tangan Anda.
Tempat untuk Menemukan Klien Penerjemahan
Ada banyak cara untuk menemukan pelanggan, dan merupakan suatu keniscahyaan bahwa perpaduan metode untuk mencari pelanggan adalah penting untuk diterapkan supaya keberhasilan lebih mudah dicapai. Jika Anda suka bertatap muka dengan orang-orang, maka membangun jaringan, menghadiri acara-acara seperti pameran dagang dan konferensi adalah cara yang terbaik dalam menemukan pelanggan baru. Jika Anda bukan orang yang suka bertemu dengan banyak orang atau merasa lebih nyaman bekerja di rumah, surat elektornik dan teknik pemasaran melalui sosial media tersedia untuk Anda. Anda dapat menemukan pelanggan secara daring melalui sosial media, situs, basis data, atau alat pencari Google yang sederhana. Anda harus mengetahui tempat yang tepat dalam mencari pelanggan sesuai dengan target pasar. Jika target Anda adalah agen penerjemahan, maka menemukan portal penerjemahan adalah awal yang baik. Anda juga dapat mengunjungi basis data agen, seperti Association of Translation Companies. Penelitian adalah kunci keberhasilan, seperti yang sudah saya tuliskan di artikel tentang pengetahuan.
Menghubungi Klien Melalui Surat Elektornik
Fokus dari artikel ini adalah pencarian pelanggan melalui surel. Saat Anda menemukan pelanggan, Anda harus tetap terhubung dengannya. Mencari pelanggan melalui surel adalah cara yang baik, tapi tidak semudah kelihatannya. Saya akan menceritakan pengalaman yang saya punya.
Saya merasa sangat antusias di awal pencarian karir. Saya yakin bahwa mengirimkan surel dan riwayat hidup kepada agen sebanyak-banyaknya akan segera menghasilkan pekerjaan. Kenyataannya tidak.
Jumlah respon dari surel-surel tersebut sangatlah rendah. Dari 200 agen yang saya hubungi, hanya 15 agen yang membaca surat saya, termasuk saya sendiri, di basis data mereka, atau sekitar 7.5%. Dari 15 perusahaan tersebut, saya bekerja hanya di 2 perusahaan, atau sekitar 1% dari jumlah 200 perusahaan. Bisa Anda bayangkan bahwa saya sangat kecewa dengan usaha saya mengumpulkan nama agen penerjemahan, mengisi formulir pendaftaran, dan mengirimkan ringkasan riwayat hidup serta surat lamaran.
Namun semua itu terbayarkan. Bukan hanya karena pada akhirnya saya mendapatkan pekerjaan tetap dari 2 perusahaan tersebut, tapi juga karena saya dapat mempelajari sesuatu yang sangat penting, yaitu:
Ubahlah Cara Pikir Anda
Saya memahami bahwa menjadi penyedia jasa berbeda dengan menjadi pekerja yang mencari pekerjaan. Anggaplah diri Anda sebagai solusi bagi masalah dan kepentingan orang-orang. Pelanggan tidak akan menghubungi agen penerjemah karena ingin dokumen mereka diterjemahkan, tapi karena mereka butuh dokumen mereka diterjemahkan. Alasan yang dimiliki perusahaan adalah karena mereka ingin memperluas jaringan bisnis, atau karena mereka memiliki produk baru yang akan diluncurkan ke pasar internasional. Sedangkan alasan yang dimiliki pelanggan perseorangan adalah karena mereka membutuhkan terjemahan dokumen untuk bepergian ke luar negeri, bekerja di luar negeri, atau mereka harus menerbitkan artikel jurnal dalam bahasa asing yang belum mereka kuasai. Perspektif ini mengubah cara yang saya gunakan dalam mencari dan mendekati pelanggan. Dalam pengalaman pertama, saya mengirimkan surel (dengan mengikutsertakaan sapaan Dear Sir/Madam) yang berisi tentang segala sesuatu yang harus mereka ketahui dari saya. Saya hanya membicarakan diri saya sendiri, dan surel itu sama-sekali tidak berfokus kepada mereka. Surel yang saya kirimkan sangat membosankan, penuh dengan informasi yang tidak relevan dan benar-benar tidak menarik. Jadi, bagaimanakah cara menulis surel kepada calon pelanggan baru?
Ciptakan Surel yang Sederhana
Peraturan umum untuk diikuti dalam hal ini adalah KISS: keep it simple!(tulislah secara sederhana)
Saat Anda menulis surel untuk calon pelanggan, mereka harus mengetahui bahwa Anda dibutuhkan oleh mereka. Tonjolkan lebih banyak keahlian daripada pengalaman dan pendidikan yang Anda miliki. Adaptasikan surat Anda kepada pelanggan. Saat berhadapan dengan agen penerjemahan, berikan informasi tentang kesediaan dan kecepatan Anda dalam menerjemahkan dokumen, serta kesigapan dalam bekerja dan pengetahuan Anda tentang CAT. Berikan informasi kepada pelanggan langsung bahwa Anda menguasai bidang yang mereka miliki dan bahwa Anda dapat membantu mereka memperluas jaringan bisnis sampai ke luar negeri dengan pelayanan Anda. Jika Anda bekerja sebagai juru bahasa, pastikan bahwa pihak yang berhubungan dengan Anda mengetahui bahwa Anda mampu bekerjasama secara efisien dengan orang lain, juga bahwa Anda mudah beradaptasi dan mampu bekerja di bawah tekanan. Pastikan bahwa pelanggan mengetahui bahwa keahlian Anda dapat membantu mereka meyelesaikan masalah.
Berusaha Menjadi Lebih Spesifik dan Profesional
Berusahalah menjadi lebih spesifik. Hindari penggunaan sapaan “Dear Sir/Madam”, namun tujukan surat Anda tepat kepada orang yang Anda maksud dalam perusahaan tersebut. Surat Anda dapat ditujukan kepada manajer atau manajer SDM perusahaan. Sebut nama mereka, jika Anda dapat menemukannya, atau setidaknya jabatan mereka, di kepala surat Anda.
Ingatlah bahwa surel yang Anda tulis menjadi acuan pelanggan dalam menilai diri Anda. Surel tersebut adalah kesan pertama Anda. Berlakulah secara sopan, profesional sekaligus bersahabat.Hindari menggunakan gaya bahasa yang rumit (Ingat, tulislah secara sederhana!) dan perhatikan jika terdapat saltik. Ciptakan citra bahwa Anda adalah orang yang dapat diandalkan dan dipercaya. Jangan menyombongkan diri namun jangan terlihat rendah diri.
Menurut pengalaman saya, saat saya menghubungi agen penerjemahan dengan surat yang panjang, tidak jelas dan tidak spesifik, respon yang saya dapat sebesar 7.5%, dan jumlah agen yang menerima saya hanya 1%. Setelah saya menjadi lebih spesifik dan profesional, saya menghubungi lebih 30 agen dan mendapatkan 10% respon serta diterima bekerja di sekitar 10% agen yang saya hubungi. Masih ada banyak waktu untuk menjadi lebih baik, dan saya akan mengembangkan strategi saya lebih jauh lagi, namun saya sudah puas dengan hasil yang saya dapatkan sekarang.
Ringkasan Riwayat Hidup
Masalah lain yang ada pada diri saya adalah ringkasan riwayat hidup (CV) yang saya buat. Saya pikir menambahkan informasi sebanyak-banyaknya ke dalam CV adalah cara yang baik. Di dalam CV yang saya buat melalui Europass, saya menuliskan semua pengalaman kerja saya (yang berhubungan maupun tidak berhubungan dengan penerjemahan), pendidikan, keterampilan berbahasa, keterampilan menggunakan komputer, keterampilan berorganisasi, dan masih banyak lagi. CV saya mencapai 4 halaman yang penuh dengan informasi yang tidak relevan.
Jangan Membuat Bingung Pembaca CV Anda
Peraturan KISS kembali digunakan di sini. Buatlah CV yang sederhana. Orang-orang yang menerima CV Anda tidak akan mau menghabiskan banyak waktu untuk membacanya. Anda harus menuliskan informasi yang relevan di dalam CV Anda. Jangan membuat pembaca kebingungan dengan informasi-informasi yang tidak berguna. Sebagai contoh, jika Anda pernah bekerja sebagai asisten toko perusahaan mode, tulislah pengalaman tersebut saat Anda ingin melamar sebagai penerjemah di bidang mode. Namun, jangan tulis pengalaman tersebut juka Anda ingin melamar sebagai penerjemah di bidang alat-alat kedokteran. Hal yang sama juga diterapkan dalam penulisan riwayat pendidikan. Cukup tambahkan gelar dan sertifikat yang berhubungan dengan dunia penerjemahan. Agen penerjemahan yang hanya menerjemahkan dokumen di bidang pemasaran tidak akan tertarik dengan gelar Sarjana Teknik yang Anda miliki.
Untuk biodata pribadi, tulislah hal yang penting saja. Bukan umur dan alamat rumah Anda tidak dianggap berguna bagi pelanggan, melainkan pasangan bahasa asli dan bahasa target yang Anda kuasai. Tambahkan informasi tentang nama negara yang Anda tinggali, khususnya jika Anda seorang juru bahasa karena pelanggan akan melibatkan Anda dalam acara-acara yang diselenggarakan di dekat tempat tinggal Anda, namun jika Anda menyanggupi untuk pergi ke luar negeri, tulislah informasi tersebut.
Berusahalah Menjadi Lebih Kreatif
Pada akhirnya Anda harus terlihat menarik di antara sekian banyak orang yang melamar. Agen penerjemahan menerima puluhan (bahkan ratusan) CV setiap harinya. Temukan sesuatu yang membuat Anda berbeda. Jelajahilah cara-cara baru: ada banyak cara dalam menulis CV selain dengan menggunakan Microsoft Word. Pikirkanlah tentang membuat CV yang di dalamnya terdapat infografik, halaman-halaman situs daring, juga video. Tidak ada batasan cara. Ada banyak peralatan daring yang akan membantu Anda, yaitu:
- About.me: Situs yang membantu ada menciptakan halaman daring personal dan membagikannya kepada calon pelanggan.
- Piktochart: Situs yang membantu Anda menciptakan infografik dan graphic CV dengan mudah
- Visualize.me: Situs yang membantu Anda menciptakan graphic CV yang interaktif.
Mempertahankan Klien
Salah satu aspek penting dalam membangun bisnis yang solid adalah mempertahankan pelanggan. Anda tetap disarankan untuk mencari pelanggan penerjemahan yang baru, namun Anda juga harus mempertahankan pelanggan yang pernah berhubungan dengan diri Anda. Tahukah Anda bahwa biaya mempertahankan pelanggan adalah 5 kali lebih sedikit dari biaya menemukan pelanggan?
Jadi, bagaimana cara mempertahankan pelanggan?
Sebenarnya cukup sederhana: Selalu berikan hasil terjemahan yang berkualitas baik, dengan memastikan bahwa tugas yang Anda ambil berhubungan dengan keahlian dan kemampuan Anda. Hormati tenggat waktu dan terimalah tugas jika anda yakin Anda mempunyai cukup waktu untuk menyelesaikannya.
Jadilah partner bisnis bagi pelanggan: Jadilah orang yang profesional dan santun, serta jadilah solusi bagi kebutuhan pelanggan Anda. Gunakan keahlian dan pengetahuan untuk menambah nilai pelayanan Anda. Contohnya, hilangkan saltik dan kesalahan pada dokumen yang Anda terjemahkan.
Adakan rapat pengarahan dengan pelanggan sebelum bertugas untuk memastikan bahwa pelayanan dapat berjalan dengan lancar. Jika pelanggan Anda tidak memahami proses penerjemahan dokumen, dan jika pelanggan menanyakan hal tersebut, jelaskan proses pnenerjemahan yang Anda lakukan dan tunjukkan bagaimana proses tersebut dijalankan untuk membantu pelanggan memahami dimana letak nilainya dan untuk membangun hubungan yang baik di masa depan.
Jika pelanggan Anda merasa puas, mereka akan datang kembali. Jika Anda melampaui eskpektasi pelanggan, mereka akan kembali dan merekomendasikan pelayanan Anda kepada orang lain, dan hal itu akan membantu Anda dalam menjaring lebih banyak pelanggan dan partner kerja.
STRATEGI APA YANG ANDA GUNAKAN DALAM MENGHUBUNGI PELANGGAN BARU? ELEMEN PENTING APA DALAM STRATEGI MARKETING BERBASIS SUREL YANG MENURUT ANDA DAPAT MENYUKSESKAN PROFESI KITA? APAKAH ANDA MEMILIKI KISAH SUKSES UNTUK DIBAGI? BERIKAN KOMENTAR ANDA!
